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公文收發管理系統
更新:2019-03-12 17:00:30      點擊:0

一、項目背景

       河北省工業和信息化廳與各地市工信管理部門、各地市工信管理部門之間,文件傳輸大多通過紙質或郵件方式傳送,這種傳統方式存在傳送效率低,安全性差,且無法跟蹤文件的傳送狀態及結果的缺點,因此省工信廳需要開發地市收發文系統,該系統需與廳內OA發文流程形成的文件對接,實現收發文電子化和統一管理。

二、項目組成

       1.電子印章

       電子印章在蓋章環節設定保護文檔參數后可以保證公文不被篡改。收發文系統可以將客戶自行購買的電子印章集成開發到收發文系統中。

       2.數字證書公文加解密

       計劃采用河北CA對稱加密方式對收發文系統公文提供可選擇的加密。使用該方式需要安裝特定版本包括加解密功能和文件管理功能的數字證書助手。

       需特別注意的是用戶的數字證書(CA KEY)丟失或損壞時,不能以申請補辦的形式獲取新的數字證書,必須申請密鑰恢復,因為補辦證書后用戶的公鑰和私鑰會發生改變,導致收發文系統內先前的加密公文無法查看。

       3.工信廳發文

       工信廳發文包含OA電子文件發文、新建文件發文兩種情況。

       1)OA電子文件發文:OA系統發文流程需要發地市工信管理部門的文件,在發文流轉文印排版完成后可以進行發文標記操作,標記的公文即可在地市收發文系統中“待蓋章公文”中查看到,進行蓋章操作、選擇是否加密后,文件發送給承辦人,承辦人將公文發送給指定的地市工信管理部門收文員,同時可選短信通知接收人。

       2)新建發文:承辦人將蓋章的文件掃描后,選擇是否加密后,發送指定的地市工信管理部門收文員,同時可選是否進行短信通知。

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       4.工信廳收文

       工信廳收文員收到地市工信管理部門電子公文后,收文員角色權限用戶可以同時看到所有接收公文,可以將公文派發到收文流程起草人,或者打印接收公文,第一次打開公文會自動短信通知公文發送人進行反饋。

       收文流程起草人接收到公文后,在起草收文流程時,可以選擇加載接收的派發公文進行收文流轉。

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       5.地市工信管理部門發文

       地市工信管理部門發文是由發文角色權限用戶將蓋章紙質掃描文件作為發文選擇是否加密后發送給指定接收方(工信廳、其他地市工信管理部門),同時可選是否短信通知接收人。

       發文角色權限用戶也可新建電子公文并發送給蓋章人員進行蓋章,蓋章后由發文人員將電子公文選擇是否加密后傳送給指定接收方(工信廳、其他地市工信管理部門),同時可選短信通知接收人。

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       6.地市工信管理部門收文

       收文人員收到電子公文后,每個地市工信管理部門第一個打開公文時,短信反饋發文人員;收文員可以查看、打印公文(紅章),并做歸檔處理,歸檔后收文歸類到“已歸檔收文”中。






 

 

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